회의록 작성하는 법

만약 소속된 기관의 비서로 뽑혔다면 정말 축하할 일이다! 하지만 어떻게 회의를 기록하고 준비하며 작성하는 지 알고 있는가? 사실 생각보다 회의록은 많이 어렵지 않고 지나치게 형식적이지 않아도 된다. 다음을 읽어보자. [1]

방법1

사전에 준비하기

1
조직의 미팅 규칙을 이해한다. 만약 비서가 회의록을 작성해야 한다고 하면 그 기관이 특별히 따르는 회의록 가이드 라인이 있는가부터 물어보자. 비교적 덜 형식적인 자리라고 한다면 무엇을 중심으로 회의록을 작성해야 하는 지를 꼭 이해하고 있어야 한다.
- 회의의 기록자로서 아주 형식적인 규칙이나 방법을 다 일일이 다 꿰뚫고 있을 필요는 없지만 사장님 혹은 담당자의 기록을 빌려 복사하는 것도 좋은 방법이다.
- 본인의 역할을 정확하게 알고 있어야 한다. 어떤 회의 기록자는 미팅에 참석하지 않는가 하면 다른 경우에는 참여하기도 하기 때문이다. 어떤 경우든지 기록자는 사장이나 그 회의의 주관자와 같은 주요 인물이 아니라는 것도 이해한다. [2]
2
템플릿을 준비한다. 미팅은 내용과 흐름 등이 비슷하여 템플릿을 이용하면 기록이 더 용이해진다. 다음과 같은 정보를 기록할 만큼의 칸을 만들어 보면 도움이 될 것이다.
- 조직의 이름/명칭
- 미팅의 종류/타입: 정기 미팅, 분기 별 미팅, 위원회의 미팅 등을 구별한다.
- 날짜, 시간, 그리고 장소: 시작하고 끝나는 시간도 기입하면 좋다.
- 사장님 혹은 주관자의 이름과 기록자의 이름
- 참석자와 불참석자의 명단: 정족수가 충분한지 파악한다.
- 서명란: 기록자로서 당신의 서명란에 서명하는 일은 필수이며 회의록이 승인되려면 추가로 더 많은 서명이 필요할 때도 있다.
- 비망록: 옵션 사항이지만 만약 비망록의 초안을 요청할 수 있으므로 참고할 비망록을 하나 만들어 두는 것이 좋다.
3
노트나 노트북을 이용한다. 기록하기 가장 편한 것을 쓰는 것이 중요하다. 만약 손 글씨가 더 편하다면 노트를 쓰고 타이핑이 더 편하다면 컴퓨터를 쓰면 된다.
- 만약 지난 회의록의 승인이 완료되지 않았다면 본인이 기록한 것을 함께 제출한다.
- 차후 기록에 미팅을 녹음하는 것이 도움이 되겠지만 그것 만으로 기록을 대체할 수 없다. 만약 회의를 녹음한다면 참석자 모두에게 양해를 먼저 구해야 하고 말을 그대로 옮긴 엉성한 기록을 하지 않도록 한다.
- 속기를 하는 법을 배우면 회의록 작성이 수월해질 수 있지만 모든 것을 다 받아 적으려는 것은 피한다.
- 공식적으로 미팅 중 내용을 노트 해야 하는 상황이라면 프레젠테이션이나 프로젝터를 이용하자. 미팅이 끝난 후 다시 되묻거나 질문하지 않아도 기록을 할 수 있어 편리하다. [3]

방법2

회의 기록하기

1
출석 명단을 이용한다. 참석자들이 다 왔을 때 이름과 연락처 등을 기입할 공간을 만들어 인쇄한 종이를 나눠 주며 참석자의 명단을 만드는 것도 좋은 아이디어이다. 나중에 참석자 명단을 편집할 수 있고 서명을 받아 회의록을 마무리 하기도 편하다.
- 참석자 대부분을 잘 모르는 상황이라면 자리 배정을 문서화해 참석자들에게 스스로에 대한 소개를 해달라는 요청을 하면 된다. 자리 배정표는 손에 들고 있으면 회의 기록 중 유용하게 쓰일 때가 있다. [4]
2
템플릿의 빈칸을 가능한 많이 채운다. 미팅이 시작하길 기다리는 시간에 기본적인 사항에 대한 기록을 먼저 해둔다. 그리고 본격적인 미팅이 시작하면 그 내용에 집중해 기록하면 된다.
- 템플릿이 없다면 회의 내용 위에 기본적인 사항들을 먼저 적어두고 시작하면 된다.
- 특별한 목적을 위해 만들어진 자리라면 참석자들에게 보내는 통지서를 버리지 않고 보관했다가 회의록에 첨부하는 것이 좋다.
3
첫 번째 발의를 잘 본다. 보통 형식적인 미팅은 안건을 발의하고 제의하는 것으로 시작하는데 이 단계는 남은 회의록을 어떻게 작성할 지의 예가 된다. 다른 발의로 시작한다면 관련 있는 정보는 모두 기록하도록 하자.
- 보통 발의의 시작은 "~을 제안합니다."로 시작한다.
- 발의자의 성명
- 투표의 결과: 만약 투표가 성공적으로 동의에 이르면 동의를 가결함 이라고 기록하고 그렇지 않을 경우 동의를 부결함 이라고 작성한다.
- 기록이 쉽지 않을 정도로 긴 길이의 의제가 등장하는 것이 반복된다면 의제에 숫자를 붙이는 것이 도움이 된다.
- 의제의 초안을 작성하는 경우 본인은 '발의자'이면서 동시에 회의록 '기록자'의 역할을 하고 있는 것이다. 객관적인 시각을 잃지 않는다면 문제되지 않으므로 문제가 되지 않는다.
4
미팅 내내 다른 의제들도 기록한다. 모든 회의를 정중히 듣고 있다가 새로운 의제가 나오면 관련 있는 모든 정보와 함께 기록한다.
- 기억할 점은 의제, 발의자, 투표의 결과 등의 어법이 정확해야 한다.
- 가끔 재청자를 필요로 하는 의제가 있을 수 있는데 이 때는 "~을 재청합니다."라며 언급을 한다. 그 재청자의 이름 역시 기록한다.
- 발의자의 이름이나 의제를 명확히 알지 못할 때에는 정중히 회의를 끊어 기록을 위한 질문을 해도 된다. 회의록은 아주 중요한 문제이기 때문에 필요하다면 회의 중간 기록자가 질문을 하는 것이 용납된다.
- 의제가 개정되었다면 단어와 어법 역시 수정해 기록한다. 그 개정이 많은 문제를 야기하거나 분쟁이 될 만한 것이 아니라면 개정안을 다시 기록할 필요가 없다. [5]
5
보고를 듣고 가능하면 복사본을 구한다. 보고서나 중요한 특보 등이 구술로 전달되는 상황에서는 그것을 읽고 발표한 사람의 이름을 기록하고 만약 추가된 의제가 있을 경우 이전처럼 추가 기록을 한다.
- 미팅 후 복사본을 요청하면 일이 수월하다. 회의 주관자나 사장님 등 복사를 할 수 있을지 요청을 해보자. 만약 된다면 그 복사본을 회의록에 첨부하면 된다.
- 만약 복사가 용이하지 않은 상황에서는 원래의 문서가 보관된 곳이나 저장된 파일을 기록한다. 나중에 원본을 요청 받을 수 있기 때문이다.
- 구두로 발표를 하는 상황에서는 간략히 그 내용을 요약하여 기록한다. 너무 자세한 내용을 다 쓸 필요는 없고 인용 등을 사용하지 않아도 된다.
6
승인된 결의안을 기록한다. 이는 회의 가장 마지막에 오는 것으로 새로운 결의 등을 기록하는 것이다. 누군가 새로운 결의를 승인 받았다면 그 사람의 이름과 결의안(지시 사항 등)을 기록하면 된다.
- 결정이 내려진 후 간략한 이유나 근거 등을 기록하는 것이 좋다.
7

판결과 명령 등을 기록한다. 반대 의견이 진행 될 때에는 그 반대의 근거와 이유 그리고 총 결정 등을 기록하면 된다.
8
필요하다면 회의의 요약을 한다. 공식적으로는 회의록이란 무엇이 진행되었는가 에 대한 정보이며 무엇이 언급되었는 가가 아니라는 것을 이해한다. [6] 하지만 특정한 요구 사항이 있을 때에는 기록한다.
- 회의록은 가능한 객관적으로 작성한다. 사실에 의거하여 본인의 시각이나 의견을 담지 않고 형용사나 부사의 사용을 최대한 자제한다. 건조하고 딱딱한 문어체가 어울린다.[7]
- 회의 요약에서 참석자들의 이름을 사용하지 않는다. 특히 분쟁이 있을 만한 부분의 요약에서는 특히 더 그렇다.
9
마무리 한다. 회의의 휴정 시간을 기록하고 보고서의 복사본을 만들어 놓거나 복사본을 요청할 사람의 이름을 꼭 기억해두자.
- 본인의 기록을 점검해 놓친 부분이 있는지 확인하고 수정할 것이 있으면 수정한다. 질문이 있다면 참석자들이 자리를 뜨기 전에 하자.

방법3

회의록 옮기기

1

기록 옮기기는 최대한 빨리 한다. 끝난 후 회의 내용이 머리 속에 남아 있을 때 바로 하는 것이 가장 좋다. [8]
2

컴퓨터를 이용한다. 이미 회의록을 컴퓨터로 작성했다면 그 문서를 저장하고 새로운 문서를 작성해 초안과 비교를 해본다.
3
정돈된 문서로 편집한다. 새로운 의제, 결정 그리고 명령 등에 맞춰 절을 나누고 다음과 같은 사항들을 체크한다.
- 철자와 문법 확인하기
- 어조와 시제를 맞추기
- 객관성을 잃지 않기: 본인의 의견이나 생각을 포함하지 않도록 한다.
- 간략하고 정확한 언어로 작성하기: 모호한 단어나 꾸밈이 심한 표현은 자제한다.
- 결과에 집중하기: 회의 속 대화 내용보다 그 결과에 초점을 두고 작성한다.
- 페이지 수를 맞추기
4

참석자에게 본인의 회의록을 보여준다. 회의 시작 전 받은 개인 정보로 (이메일 등) 회의 내용을 알고 있는 사람에게 본인의 회의록을 보내 확인하는 것도 좋다.
5
회의록의 승인을 받는다. 다음 미팅을 시작하기 전 구두로 앞선 미팅의 회의록을 읽어야 할 수도 있으니 다 끝낸 회의록은 승인을 받도록 한다. 만약 의제가 통과하면 그것 역시 기록해 두어야 한다. [9]
- 수정되거나 기록이 변경된 부분이 있다면 문서에 표시를 하고 문서 마지막에 수정되었다고 알린다.
- 기록 완료 후 다른 의제가 추가 보완된다면 그것의 통과 여부를 떠나 관련된 기록을 해야 한다.

방법4

템플릿 이용하기

1

템플릿 전문 사이트를 방문한다. 이러한 사이트들은 본인의 회의록을 다듬는데 도움이 되고 실수를 하지 않도록 해준다.
2
시간을 충분히 갖고 사이트를 살펴본다. 많은 정보와 다양한 템플릿들을 잘 살펴보고 본인에게 잘 맞는 것을 선택한다.
- 특정한 템플릿이 필요한 상황이라면 그 템플릿의 이름을 검색하여 다운 받으면 된다.
3

파일을 연다. 압축을 풀고 워드 파일이나 엑셀 등으로 템플릿을 열어 확인한다. 이 때 가장 최신 버전의 프로그램을 쓰는 것이 좋다.
4

회사의 로고 등을 추가한다. 샘플 로고는 지우고 저작권 관련 사항을 잘 읽은 후 문제가 되지 않는 경우 본인의 회사 로고를 넣어 사용하면 된다.
5

제목을 수정한다. 미팅 명 등을 제목에 표기한다.
6

테마 역시 기입한다. 옵션 사항이지만 좀 더 전문적인 문서로 보이기 위해 색을 바꿔 강조를 하거나 폰트의 변화를 주는 등 문서의 테마를 변경할 수 있다. 회사 로고 디자인과 어울리는 색상이나 글자 체를 쓰면 좋다.
7

섹션을 나눈다. 템플릿이 갖고 있는 섹션에 이름을 붙이고 필요하면 더 만들거나 지우면서 섹션을 조정한다.
8

저장한다. 완성된 템플릿을 저장한 후 회의록 작성을 위해 회사에 가져간다. 오피스 프로그램을 이용하면 어떤 컴퓨터에서든 거의 모든 템플릿의 열람이 가능하지만 안될 경우에는 인쇄한 종이를 가져가 손글씨로 회의록을 작성할 수도 있다.
9

템플릿을 검수한다. 회의록 템플릿이 완성되었기 때문에 회의록 작성의 편의와 전문성이 더 나아졌을 것이다. 하지만 템플릿을 다시 보며 추가될 부분은 없는지 다시 확인한 후 아무런 문제가 없다면 검수를 완료한다.

팁

사장님과 최대한 가까이 착석하는 것이 좋다. 모든 내용을 더 잘 들을 수 있고 다시 질문을 하며 내용을 놓칠 걱정을 하지 않아도 된다.
각자의 안건이나 의제를 기록해 회의에 참석해 줄 것을 미리 요청하면 기록이 좀 더 수월해진다.
회의록을 잃어버리는 일은 없도록 하자.
한번 회의록이 만들어지면 앞으로 계속 보관이 되어지는 중요한 문서가 되니 기록에 신중 하도록 한다.
회의 중 내용은 흐름대로 작성한다. 만약 같은 내용에 대해 2번 이상 언급 될 때 기록자의 임의로 한데 묶지 않는다.

주의사항

지나친 자세한 사항을 모두 기입하지 않는다. 가능한 요점만 명확히 서술하면 된다.
개인적인 시각이나 감정 등이 기록에 드러나지 않아야 한다.
회의 중 객관적인 결과가 아닌, 예를 들면 변호사와 의뢰인 간의 대화 같은 것은 그 내용까지 세세하게 기술하지 않고 간략히 "변호인과 의뢰인 간의 조언(내용은 기록하지 않음)" 등으로 기록하면 된다.
만약 위의 상황과 같은 디테일도 모두 기록할 것을 요청한다면 따로 섹션을 더 넣어서 전체 미팅의 흐름과는 별도로 기입하는 것이 가장 좋다.

저작자표시 비영리 변경금지

'알쏠신잡 --- 常識' 카테고리의 다른 글

덤벨 무게 고르는 법 (6)	2022.10.26
옷에 생긴 곰팡이를 제거(除去)하는 방법 (6)	2022.10.09
논문 초록 작성법 (6)	2022.10.03
컴퓨터 메모리 확인하는 방법 (2)	2022.10.02
팔자주름 없애는 법 (12)	2022.09.30